La diferenciación del servicio de un hotel empieza por disponer de herramientas de gestión ágiles y que permitan añadir valor a los servicios del mismo.
Este podría ser el caso de SimpleSeating, una herramienta online, práctica e intuitiva, que puede servir de soporte para la gestión de eventos, así como de banquetes y reuniones.
Este sitio web simplifica la gestión de algunas tareas como la distribución y asignación de los asientos, mesas y la gestión de la lista de los invitados.
Se puede utilizar sobretodo para la organización de eventos no muy complejos.
Qué permite hacer SimpleSeating
Algunas de las funciones de SimpleSeating (versión 1.0) pueden ser de gran ayuda:
- Es posible crear gráficamente un plan de distribución de asientos online, accesible desde cualquier ordenador con acceso a Internet, sin tener que dibujar nada.
- Es muy fácil alojar y realojar las personas en las mesas.
- No requiere instalación.
- Se pueden dar de alta los invitados por nombre y apellido asignando un menú distinto a cada uno de ellos.
- Es posible cambiar el estatus de confirmación de su participación al evento: presencia, no presencia y no confirmado (coming, not coming, maybe).
- Se puede compartir por Internet el plan de distribución de los asientos, creando una dirección Web a la cual todo el mundo puede acceder.
- Se pueden crear grupos de personas.
- Se pueden definir los acompañantes por cada invitado, que se asignarán automáticamente a la misma mesa donde éste esté (aunque no deban de sentarse necesariamente uno a lado del otro).
- Se pueden añadir notas especiales por participante, como por ejemplo su preferencia a no sentarse junto a algunos de los invitados.
- Se puede personalizar el menú que se podrá asignar a los participantes.
- Se puede importar la lista de los invitados desde un archivo de texto .csv, compuesta por nombre, apellidos y tipo de menú solicitado.
- Una vez creado el plan de distribución, es posible exportarlo y guardarlo en un archivo tipo .csv (cuyos datos se pueden importar con Excel).
- Se puede imprimir el plan de acomodo (distribución de las mesas en la sala, con los nombres de las personas asignadas por cada mesa).
Cómo utilizarlo para crear nuevos servicios
El uso creativo de esta herramienta puede proporcionar interesantes soluciones. Os propongo un par de ideas como ejemplo.
El hotel podría compartir su uso con el organizador del evento/reunión: una vez el hotel haya configurado todo, se puede consentir al cliente la revisión y modificación del plan de distribución de los participantes, dándole acceso al área de gestión de la aplicación. De esta forma el cliente podría modificar a su gusto y sin dificultades la disposición de los participantes.
Es posible publicar la distribución de los asientos en una dirección web. El organizador podría utilizarla por ejemplo para:
- Revisar la disposición de los asientos y participantes.
- Informar de antemano a todos los participantes sobre los detalles del evento (asientos asignados y personas participantes).
El video explicativo de SimpleSeating
He preparado una demo de las funciones de este sitio Web ya que creo que es la forma más sencilla de describirlas.
Ver el video con formato superior.
Ver video en pantalla completa y con sonido (tarda en cargarse).
Consideraciones
Esta herramienta todavía puede mejorar mucho pero, para los que se dedican a la organización de eventos en el hotel, seguramente es algo a evaluar y sobretodo a seguir con atención en sus futuras evoluciones.
Actualmente, está disponible gratuitamente con un plan básico para eventos de hasta 50 personas, para todos los que quieran probarlo sin compromiso. En cuanto a los planes de pago, este programa tiene un coste muy asequible.
Este es un ejemplo de las numerosas herramientas que hoy en día tenemos a disposición para mejorar la forma de trabajar en el hotel y en definitiva, para mejorar la calidad y la imagen de los servicios que el hotel proporciona a sus clientes.
El marketing del hotel se centra en la calidad de sus servicios y por ello es necesario integrar en su gestión nuevas herramientas que permitan una oferta de servicios siempre más creativa y diferenciada.
Espero que esta sugerencia os sirva de ayuda tanto en la organización de vuestros eventos/reuniones profesionales, como personales.
. Soy estudiante de Protocolo y Etiqueta en Colombia, me pareció Estupenda herramienta de trabajo. Se puede aplicar para otros eventos.
Felicitaciones